Verkkovuosikertomus ja vastuullisuusraportti ovat strategisen viestinnän työkaluja – vinkkejä sisällön suunnitteluun

Verkkovuosikertomus, toimintakertomus ja vastuullisuusraportti tarjoavat loistavan tilaisuuden kertoa organisaation tekemän työn hedelmistä. Ne ovat erinomainen työkalu viestiä  saavutuksista ja vaikutuksista suurelle yleisölle. Sekä yritykset että yhdistykset siirtyvät enenevässä määrin digitaalisiin raportteihin ja tulosjulkistusvideoihin. Selkeä kasvu on havaittavissa myös yritysvastuun ja kestävän kehityksen raportoinnissa. On hienoa, että yrityksillä on valittavana useita tapoja kertoa tarinaansa omana medianaan.

Näin onnistut vuosikertomuksen sisällön suunnittelussa julkaisutavasta ja kanavasta riippumatta. Vinkit pätevät yhtä lailla toimintakertomukseen ja vastuullisuusraporttiin.

1. Pidä strategia ja visio punaisena lankana

Jokainen vuosikertomus kertoo, miten organisaatiolla menee. Ja niin sen kuuluukin. Tilannekatsauksen lisäksi verkkovuosikertomus on oiva paikka kertoa minkälainen strategia ja visio tekemisen taustalla on. Käytä vuosikertomusta apuna kertomaan siitä, millainen unelma kannustaa henkilökuntaa yhä parempiin suorituksiin ja miksi tehty työ on merkityksellistä. Pidä strategia ja visio sisällön punaisena lankana.

2. Keskity saavutuksiin, älä tuloksiin

Mitä saavutuksia saitte aikaiseksi? Kenen elämää toimintanne kosketti? Mitä mittareita asetitte ja kuinka niiden mukaan menestyitte? Ole avoin ja kerro, millainen matka saavutusten takaa löytyy. Rinta rottingilla.

3. Kerro vaikuttavia tarinoita

Saitteko asiakkaanne onnistumaan liiketoiminnassaan? Autoitteko asiakasta menestymään elämässään? Millainen arvomaailmanne on? Teittekö vastuullisia hankintoja ja päätöksiä? Paransitteko henkilöstön hyvinvointia? Onnistuitteko hyväntekeväisyydessä? Vaikuttavia tarinoita kannattaa jakaa niin paljon kuin mahdollista. Käytä tarinoissa aitojen ihmisten ääntä ja kuvia. Vältä ammattislangia, ota mukaan inhimillinen sävy. Me ihmiset haluamme lukea ihmisistä, emme niinkään työkaluista tai toimintamenetelmistä.

4. Huomioi erilaiset lukijat

Lukijat voidaan karkeasti jakaa kahteen leiriin. On niitä, jotka lukevat tekstin alusta loppuun pientä printtiä myöden, ja sitten on heitä, jotka silmäilevät ja hyppivät sivulta toiselle. Muista  vuosikertomuksessasi molempia lukijoita. Tarjoa helppoa silmäiltävyyttä käyttämällä otsikoita ja ingressejä, jaa tekstit kappaleiksi, muista nostot ja infolaatikot, lisää kuvatekstit. Tarjoa tekstin joukossa yksityiskohtia ja linkkejä tarkempaan sisältöön niille, jotka kaipaavat enemmän faktaa.

5. Muista visuaalisuus

Useimmilla organisaatioilla on enemmän sanottavaa kuin vuosikertomukseen kannattaa mahduttaa. Tiivistä tekstiä niin paljon kuin mahdollista ja mieti, mitä voit sanoa visuaalisin keinoin tekstin sijaan. Meistä kaksi kolmesta on visuaalisia oppijoita, joten vuosikertomuksessa kannattaa pitää tasapaino tekstin ja visuaalisuuden välillä. Hyödynnä videoita, animaatioita, valokuvia, graafisia elementtejä, infograafeja ja ikoneita. Älä unohda jättää tyhjää tilaa.

6. Infografiikka auttaa ymmärtämään

Infografiikka on tehokas tarinankerronnan työkalu. Pue avainluvut infograafien muotoon. Infografiikka auttaa lukijaa näkemään asiat kokonaisuuksina, ymmärtämään kasvun määrän tai tulevaisuuden tavoitteet. Infograafeja käytetään usein osoittamaan edistymistä tai osoittamaan tulevia tavoitteita. Varmista että grafiikka on aidosti selkeää ja unohda liian symboliset kuvaukset, joita voi olla vaikea ymmärtää ilman tarkempaa selvitystä.

7. Kehota toimintaan

Haluatko, että lukijan päässä syntyy ajatus toiminnasta verkkovuosikertomusta lukiessa? Haluatko heidän olevan yhteydessä teihin sosiaalisessa mediassa? Kertovan muillekin tarinoitanne? Klikkaavan linkkiä lisätietoihin? Perehtyvän asioihin tarkemmin verkkosivuilla? Jos haluat lukijoiden toimivan, tee se heille helpoksi lisäämällä vuosikertomuksen sivuille toimintakehoituksia ja helppoja tapoja edetä toivomaasi toimintaan.

8. Saavutettavuus, evästeet ja GDPR – EU-direktiivien mukaiset toiminnot

Suomessa on jo arviolta yli miljoona ihmistä, jotka tarvitsevat saavutettavia verkkopalveluita esimerkiksi lukihäiriön, näkö- tai kuulovamman, iän tuomien haasteiden tai erilaisten fyysisten vammojen vuoksi. Mikäli verkkosivuilla on käytössä evästeitä, evästesuostumustyökalujen käyttöönottoon on tarjolla useita ulkopuolisia palveluntarjoajia. GDPR eli EU:n henkilötietojen käsittelyä sääntelevä laki edellyttää tietosuojaperiaatteiden noudatettamista henkilötietojen käsittelyn kaikissa vaiheissa.

Bonus: Kiitä

Muista heidät, jotka ovat organisaatiosi sisällä ja ulkopuolella vaikuttaneet menestykseesi. Kiitä ja kehu. Kannusta heitä olemaan jatkossakin matkalla mukana.

Vaihda vuosikertomus verkkoon kanssamme. Me autamme, kysy lisää.

Kuva: Veera Korhonen